Tạp chí công nghệ Việt Nam

Bật mí cách sử dụng Google Forms (Google Biểu mẫu) cho doanh nghiệp của bạn

0

Khi bạn cần tạo một biểu mẫu cho doanh nghiệp của bạn, điều thật sự quan trọng là bạn cần một công cụ dễ dàng sử dụng. Đây là cách mà Google Forms Google Biểu mẫu có thể giúp bạn. Với các tính năng hữu ích, giao diện trực quan, các mẫu tiện lợi, bạn có thể nhanh chóng tạo ra và tùy chỉnh chính xác biểu mẫu mà bạn cần. Bài viết này sẽ chỉ ra cho bạn cách sử dụng Google Biểu mẫu cho việc kinh doanh chung. 

Sử dụng các mẫu có sẵn và các tính năng

Google Biểu mẫu có một loạt các tính năng giúp bạn tạo ra các biểu mẫu kinh doanh. Bạn có thể bắt đầu nhanh chóng với một trong các mẫu có sẵn được cung cấp. Bạn chỉ cần chỉnh sửa mẫu đó cho phù hợp với yêu cầu. Để truy cập vào các tùy chọn mẫu có sẵn, bạn đăng nhập vào Google Biểu mẫu và chọn Template Gallery bên trên cùng.

Yêu cầu công việc

Bản mẫu khảo sát bao gồm các điều cơ bản cho một công việc đơn giản như tên, địa chỉ email, mô tả, ưu tiên và thời gian hết hạn.

Bạn có thể sử dụng Type để phân biệt các khu vực làm việc. Bạn có thể giữ phần multiple-choice question (câu hỏi trắc nghiệm) và cập nhật câu trả lời phù hợp với nền tảng kinh doanh của bạn. Ví dụ, một bảng khảo sát thông tin về công nghệ thông tin có thể bao gồm các lựa chọn về phần mềm, phần cứng và dịch vụ Internet.

Biểu mẫu phản hồi

Các mẫu phản hồi của khách hàng có thể được sử dụng cho các nhân viên hoặc đào tạo trong doanh nghiệp giống như các khách hàng với một số điều chỉnh cơ bản.

Ví dụ, bạn có thể thêm phần  bảng câu hỏi cho một nhân viên để lựa chọn bộ phận trong doanh nghiệp. Phản hồi của họ là nhằm hướng tới bộ phận đó. Hoặc trong mảng đào tạo, bạn có thể tạo ra các đoạn câu hỏi để học viên chuẩn bị cho các buổi đào tạo sau.

Mẫu đăng ký

Mẫu đăng ký sự kiện có thể được sử dụng cho hầu hết các loại sự kiện. Đối với doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng nó cho một hội thảo, hội nghị hoặc buổi đào tạo.

Đối với các sự kiện dài ngày như hội nghị, bạn có thể tạo ra các bảng câu hỏi cho người tham dự chọn ngày họ có thể đến tham gia. Hoặc nếu bạn tổ chức buổi đào tạo, các học viên có thể chọn thời gian họ có thể đến tham dự.

Các mẫu cũng bao gồm phần yêu cầu ở dưới cùng nơi mà người tham dự phải trả phí. Bạn có thể sử dụng cho các cuộc hội thảo hoặc các hội nghị có chi trả.

Yêu cầu nghỉ phép

Mẫu yêu cầu nghỉ phép là một biểu mẫu tiện dụng và có thể chứa tất cả những điều mà bạn muốn, không có các tùy chỉnh cần thiết. Biểu mẫu bao gồm tên, ngày nghỉ phép, thời gian trong ngày nghỉ phép và nghỉ phép loại nào. Một phần rất tiện lợi của biểu mẫu này đó là cho phép người sử dụng viết một đoạn trình bày lý do họ nghỉ phép, nếu họ thích.

Nếu bạn muốn có địa chỉ email của người dùng, bạn có thể thêm câu hỏi này một cách nhanh chóng. Nhấp vào biểu tượng plus để thêm câu hỏi, tên địa chỉ email và Google Biểu mẫu sẽ tự động lựa chọn short answer question cho bạn. Bạn có thể tạo ra một required question bằng cách kéo chọn các tùy chọn ở phía dưới.

Tạo ra biểu mẫu riêng cho bạn

Nếu bạn thích bắt đầu với mẫu riêng của bạn, điều này dễ hơn bạn nghĩ. Thêm vào đó, bạn có thể lưu các biểu mẫu như một mẫu và tiếp tục sử dụng chúng cùng với phần chỉnh  sửa khi cần. Trước tiên, bạn kéo lên đầu của Google Biểu mẫu để mở một biểu mẫu bằng cách nhấn vào Blank Template từ Template Gallery.

Biểu mẫu cập nhật tình hình nhóm

Để nhận được các thông tin cập nhật từ các thành viên của nhóm, bạn có thể tạo ra biểu mẫu. Thêm câu hỏi cơ bản như tên, địa chỉ email sau đó chỉ cần tùy chỉnh các thông tin đó. Ví dụ, chúng ta sẽ sử dụng một biểu mẫu cập nhật dự án.

Bạn có thể thêm một bảng câu hỏi cùng với các lực chọn cho các thành viên trong nhóm dự án của bạn. Dựa trên các câu trả lời (dự án) mà họ chọn, bạn có thể có các tùy chọn biểu mẫu khác. Điều này cho phép bạn tạo ra các nhiệm vụ cụ thể cho từng phần công việc của dự án và người dùng sẽ quản lý một cách tự động chúng.

  1. Tạo ra các câu hỏi về dự án và các câu trả lời bằng cách nhấn vào plus
  2. Tạo ra các phần công việc khác nhau bằng cách nhấn vào Add Section.
  3. Đặt tên của các phần và thêm các nhiệm vụ cho mỗi dự án.
  4. Quay trở lại với phần câu hỏi dự án, chọn biểu tượng More và chọn phần Go to section based on answer.
  5. Bên cạnh các câu trả lời, chọn arrow và chọn các các tùy chọn mà người sủ dụng được hướng đến khi trả lời câu hỏi đó.

Biểu mẫu sự việc

Tạo một biểu mẫu này khá đơn giản. Sau khi thêm tên và địa chỉ email, bạn có thể thêm các câu hỏi cho các thông tin như ngày và thời gian bị thương, vị trí và mức độ của sự việc. Sử dụng các câu hỏi mức độ, bạn có thể chọn các câu hỏi Linear scale.

  1. Tạo ra các câu hỏi mức độ bằng cách nhấn vào plus
  2. Chọn Multipe choice grid từ các câu hỏi lựa chọn
  3. Thêm phần trả lời vào các hàng và các cột đã tạo
  4. Chọn biểu tượng More(…) và chọn Limit to one response per column để tránh nhầm lẫn.

Làm thế nào để các câu hỏi hiển thị:

Các mẹo và thủ thuật

Google Biểu mẫu cung cấp một số lượng lớn các tính năng cho các câu hỏi và câu trả lời. Tuy nhiên, bạn có thể tận dụng các tùy chọn hữu ích.

Dùng lại các biểu mẫu như các mẫu có sẵn

Mở một biểu mẫu, nhấn vào biểu tượng More (…) từ phía trên và chọn Make a copy. Bạn có thể tạo các biểu mẫu với các tên riêng tùy thích, chọn thư mục và chia sẻ nó với những người khác. Đây là ý tưởng tuyệt vời khi bạn muốn sử dụng biểu mẫu của bạn như một mẫu có sẵn.

Để chỉnh sửa biểu mẫu, mở lại chúng từ màn hình chính của Google Biểu mẫu và điều chỉnh những thứ bạn cần.

Thêm xác nhận dữ liệu

Các câu trả lời ngắn, các đoạn văn và bảng câu hỏi cung cấp các tùy chọn để xác nhận tính khách quan của dữ liệu. Điều này cho phép bạn đảm bảo rằng bạn đang nhận được các câu trả lời mà bạn muốn.

Ví dụ, sử dụng một bảng câu hỏi bạn có thể yêu cầu người sử dụng nhập vào ít nhất 2 câu trả lời. Hoặc, trong một đoạn câu hỏi, bạn có thể giới hạn số ký tự của câu trả lời.

Để sử dụng được tính năng này, bạn nhấn vào biểu tượng More (…) trong phần câu hỏi và chọn Data validation. Tùy vào loại câu hỏi mà bạn sử dụng, bạn sẽ thấy các tùy chọn khác nhau. Bạn chỉ cần điền và dòng và nhập một tin nhắn lỗi nếu bạn thích.

Tùy chọn giao diện

Google Biểu mẫu cung cấp các chủ đề để bạn có thể lựa chọn và sử dụng cho biểu mẫu của bạn hấp dẫn hơn. Nhấp vào biểu tượng palette từ tùy chọn trên cùng, chọn biểu tượng image và chọn các chủ đề đã có sẵn. Bạn cũng có thể tải ảnh của bạn hoặc mở một album có sẵn.

Cùng với một chủ đề chung cho các mẫu của bạn, bạn có thể thu thập hình ảnh và video trên Youtube trong các câu hỏi của bạn. Các hình ảnh rất thuận tiện nếu bạn muốn lưu trên logo công ty hoặc một bức ảnh tòa nhà của bạn. Các video sẽ là sự bổ sung thông tin tuyệt vời cho các hướng dẫn hoặc các clip hướng dẫn.

Các tùy chọn bổ sung cho doanh nghiệp

Rõ ràng rằng, điểm chất lượng của Google Biểu mẫu là tạo ra các biểu mẫu. Tuy nhiên, bạn có thể khiến doanh nghiệp của bạn tiến xa hơn. Dưới đây là một số ý tưởng dành cho bạn:

Tạo một câu hỏi nhanh

Có thể bạn muốn theo dõi một buổi đào tạo nhân viên với một bài kiểm tra kiến thức. Google Biểu mẫu cho phép bạn turn a form into a quiz (mở một biểu mẫu hỏi nhanh) một cách dễ dàng.

Mở một biểu mẫu, nhấp vào biểu tượng gear trên phần đầu của tùy chọn, sau đó nhập chọn quizzes trên cửa sổ vừa mở. Di chuyển thanh công cụ đến với Make this a quiz. Bạn có thể xem xét và điều chỉnh các tùy chọn và những điều mà người trả lời có thể nhìn thấy.

Làm việc nhiều hơn với các tiện ích

Google Biểu mẫu có rất nhiều tùy chọn với các tiện ích giúp ích rất nhiều cho bạn. Bạn có thể nhận thông báo email cho biểu mẫu của bạn, tạo ra các lĩnh vực hấp dẫn cho câu hỏi của bạn và tạo ra các biểu mẫu đến với Business Hangouts.

Các tiện ích giống như các trang ứng dụng cho phép bạn xây dựng một ứng dụng điện thoại dựa trên biểu mẫu của bạn. Và, các công cụ đó cho phép bạn sử dụng các biểu mẫu để record data in your financial (thu thập dữ liệu trong sổ sách tài chính) như việc thu nhập và tiêu dùng.

Để xem được các tiện ích của bạn, bạn nhấp biểu tượng More (…) trên cùng và chọn Add – ons.

Thiết kế một quy trình làm việc

Bạn có thể không coi Google Biểu mẫu như một công cụ cung cấp quy trình làm việc nhưng nó có thể khá hữu ích trong khía cạnh này. Ví dụ, bạn có thể tạo ra một quy trình cho phép bạn tạo ra các dữ liệu, tài liệu và báo cáo chúng.

Bạn có thể xây dựng một biểu mẫu của bạn, sử dụng các tiện ích và chia sẻ các biểu mẫu đó một cách dễ dàng.

Bạn đã thử Google Biểu mẫu cho doanh nghiệp của mình chưa?

Google Biểu mẫu là một công cụ trực quan để tạo ra các biểu mẫu cho doanh nghiệp mình. Và, với sự linh hoạt của công cụ này, chia sẻ các tùy chọn và các mẫu có sẵn, xây dựng và chia sẻ các biểu mẫu có thể được thực hiện chỉ trong vài phút.

Bạn đã sử dụng Google Biểu mẫu cho doanh nghiệp của mình chưa? Hãy chia sẻ với chúng tôi dưới phần comment nhé.

Leave A Reply

Your email address will not be published.