Tạp chí công nghệ Việt Nam

Cách sử dụng Google Keep để quản lý dự án đơn giản và hiệu quả

0

Khi nhắc đến các công cụ quản lý dự án, bạn sẽ tìm được một số lựa chọn đa dạng từ các ứng dụng trên máy tính để bàn đến các công cụ trên website hay các ứng dụng điện thoại. Chúng rất đa dạng và phong phú. Nhưng, những gì bạn muốn chỉ là các công cụ cơ bản để quản lý các dự án đơn giản. Đối với các dự án đó thì Google Keep là vô cùng hữu ích, tiện lợi và trực quan. Bài viết này sẽ chỉ cho bạn thấy những điều tuyệt vời mà công cụ này mang đến cho các dự án đơn giản. Cách sử dụng Google Keep để quản lý dự án ra sao?

Khả năng tiếp cận ứng dụng

Một tính năng quan trọng bạn nên tìm kiếm ở công cụ quản lý dự án là nền tảng tiếp cận. Google Keep tiếp cận thông qua biểu tượng màu sắc ở giao diện.

Bạn có thể sử dụng Google Keep trên website và hệ điều hành Android  iOS. Bạn cũng có thể sử dụng chúng cùng với trình duyệt Chrome và một phần nhỏ cho Firefox và Opera. Điều này cho phép bạn truy cập, chỉnh sửa và ghi chú những vấn đề khi bạn sử dụng.

Tính năng quản lý dự án và quản lý các công việc

Bạn khó có thể lập các biểu đồ Gantt hoặc lên kế hoạch timeline cho dự án với Google Keep. Nhưng, ngoài các hạn chế đó, những điều bạn cần cho quản lý dự án đơn giản là gì? Google Keep là tính năng cho phép bạn tổ chức các danh sách và các hình ảnh, các nhắc nhở và sự cộng tác. Thêm vào đó, bạn có thể sử dụng tính năng tuyệt vời này với giao diện rất dễ dàng.

Màu sắc mã hóa các ghi chú

Màu sắc mã hóa là một trong những tính năng tuyệt nhất của Google Keep giúp bạn tổ chức các các ghi chú một cách rõ ràng và hiệu quả. Bên cạnh màu trắng tiêu chuẩn, bạn có thể chọn một trong bảy màu khác. Đối với việc quản lý dự án thì điều này rất hữu dụng vì bạn có thể tô màu tất cả các ghi chú cho một dự án cùng một màu. Sau đó, trong nháy mắt, bạn có thể nhanh chóng nhìn thấy những điều bạn cần khi bạn muốn.

Sử dụng các danh sách và các hình ảnh

Google Keep rất dễ dàng cho bạn khi cần thêm ghi chú. Bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng “Take a note” – “Lưu ghi chú” và làm các cách của bạn. Bạn cũng có thể thêm các hình ảnh chú thích hoặc các danh sách cùng một cách tương tự.

Nhấn vào biểu tượng “New List” để tạo các danh sách cần kiểm tra mới cho công việc của bạn. Bạn cũng có thể thêm một nhiệm vụ rất nhanh chóng và nhấn biểu tượng “Done” khi hoàn thành.

Bạn có thể làm công việc tương tự với các hình ảnh. Chỉ cần nhấn vào biểu tượng “New note with image”, chọn hình ảnh của bạn và nhấn “Done”. Bạn cũng có thể chọn nhiều hình ảnh trong ghi chú đã tạo bằng cách nhấn biểu tượng “Add Image”  trên ghi chú.

Tính năng này rất thuận tiện cho việc quản lý dự án của bạn. Các danh sách tùy chọn là hoàn hảo cho nhiệm vụ hoặc các thành viên trong nhóm hoặc lựa chọn các hình ảnh đẹp trong công việc làm logo công ty hoặc chụp ảnh màn hình dự án mọt cách tiện lợi.

Tạo ra các nhắc nhở

Khi nói đến việc quản lý bất kỳ dự án nào, thời hạn là rất quan trọng. Google Keep biết điều này và cho phép bạn thiết lập một cách nhanh chóng và linh hoạt. Bạn có thể sử dụng cả thiết lập thời gian và địa điểm, điều này rất thuận tiện cho các thiết bị di động.

Để thiết lập một nhắc nhở, bạn chỉ cần chọn biểu tượng “Reminder” để nhìn thấy các tùy chọn. Hộp tùy chọn cung cấp cho bạn các hành động nhanh chóng như “Later today”,  “tomorrow” hoặc “Next week”. Nhưng tất nhiên, bạn có thể tạo ra các nhắc nhở tùy chỉnh khác.

Bạn có thể chọn ngày và giờ hoặc chọn một địa điểm. Vì vậy, bạn có thể nhanh chóng thêm các nhắc nhở đến “Email Sue at 8 AM tomorrow” (Email Cho Sue vào 8:00 sáng mai) hoặc “Email Sue when I arrive at the office” (Email cho Sue khi tôi đến văn phòng) sử dụng một địa chỉ hoặc thiết lập vị trí của bạn.

Để hoàn thành các nhiệm vụ, tiếp nhận các cập nhật thông tin nhóm, tạo các báo cáo và hơn thế nữa, sự tiện lợi của Google Keep sẽ điều chỉnh bạn đi đúng hướng.

Cộng tác với nhóm của bạn

Khi bạn muốn cộng tác, phối hợp với nhóm của bạn trên một ghi chú của Google Keep, bạn chỉ cần nhấn vào biểu tượng “Collaborator” trong ghi chú và thêm địa chỉ email của đồng nghiệp trong hộp. Họ sẽ nhận được email cùng với các tiêu đề ghi chú và link để mở Google Keep.

Ghi chú sẽ hiển thị trên Google Keep của họ tại trang chính. Những chỉnh sửa ghi chú mà họ làm sẽ được cập nhật cho bạn xem cùng với một “Updated” trong ghi chú.

Đây cũng là một sự tiện lợi trong việc chia sẻ danh sách các nhiệm vụ. Bạn và các đồng nghiệp có thể đánh dấu các mục khi hoàn thành các nhiệm vụ để biết được ai đã hoàn thành nhiệm vụ nào.

Và bạn có thể thêm nhiều hơn một người cộng tác trong ghi chú của bạn. Đó là một ý tưởng tuyệt vời cho nhóm dự án của bạn.

Sao chép Ghi chú đến Google Docs

Để nhanh chóng mở ghi chú của bạn trong văn bản, bạn có thể copy một hoặc hơn các ghi chú đến Google Docs. Hãy nhấn vào biểu tượng “More”  trong ghi chú và chọn “Copy to Google Docs”. Một bảng sẽ hiện ra cho phép bạn mở mục đó ngay lập tức trong một tab mới. Sau đó, bạn có thể nhìn thấy các ghi chú của bạn, danh sách hoặc các hình ảnh đã copy.

Đây là một sự lựa chọn tuyệt vời nhất cho việc gửi email các ghi chú của dự án, cho thấy sự tiến bộ trong danh sách các nhiệm vụ hoặc cung cấp các hình ảnh cho người khác.

Giao diện trực quan, sống động

Cho dù bạn sử dụng Google Keep trên web hay điện thoại di động thì giao diện của Google Keep rất dễ dàng, hấp dẫn và trực quan. Các danh mục bao gồm các mục chính trên web giống như hầu hết các trang web khác của Google đều có các biểu tượng cho các ứng dụng, thông báo và tài khoản của bạn.

Biểu tượng khác bạn sẽ chú ý đầu tiên cho phép bạn chuyển đổi giữa cách xem các thư mục theo dạng lưới hoặc theo danh sách. Xem dạng lưới giúp bạn nhìn thấy nhiều ghi chú trong nháy mắt, còn dạng danh sách ưu tiên các ghi chú từ trên xuống dưới.

Bạn có thể nhấn vào biểu tượng “pin” ở góc phải trên cùng của ghi chú. Điều này sẽ giữ cho ghi chú ở trên cùng trong phần riêng.

Sự bố trí, điều chỉnh này cho phép bạn di chuyển các thẻ với cách kéo và thả đơn giản. Bạn cũng có thể dễ dàng sắp xếp lại các thẻ trong cả mạng lưới cũng như danh sách trên web cũng như ứng dụng điện thoại.

Các tính năng hữu ích khác

Google Keep có thêm một số tính năng mà có thể có ích cho dự án và công việc của bạn.

Dành ghi chú

  • Vẽ
  • Hiển thị các hộp kiểm tra

Dành cho danh sách

  • Bỏ chọn tất cả các mục
  • Xóa các mục đã kiểm tra
  • Ẩn hộp kiểm tra

Dành cho hình ảnh

Đối với các ghi chú đã tạo hoặc chứa các hình ảnh, bạn có thể kiểm tra tính năng “Grap image text”. Nhấn vào biểu tượng “More” trong ghi chú và chọn các tùy chọn. Bất kỳ các văn bản nào trong hình ảnh sẽ được copy trực tiếp vào chính ghi chú đó.

Hãy nhớ rằng đây là tính năng rất thú vị. Tuy nhiên nó không phải là chính xác nên bạn hãy kiểm tra các văn bản tránh các lỗi.

Các phím tắt trên bàn phím

Bạn sẽ nhìn thấy các tùy chọn trong Google Keep trong phần “Keyboard shortcuts”. Khi bạn nhấn vào đó, cửa sổ sẽ hiện ra và cung cấp cho bạn tất cả các tùy chọn phím tắt. Nên, nếu bạn sử dụng các ứng dụng trên web, tận dụng lợi thế của các tiện dụng để điều hướng, thì bạn sẽ sử dụng Google Keep nhanh hơn.

Bạn đã thử Google Keep cho dự án của mình chưa?

Google Keep không phải tính năng quản lý dự án đầy đủ như các công cụ Microsoft hay Zoho. Tuy nhiên, Google Keep có các tính năng hữu ích cho các dự án đơn giản và quản lý công việc một cách dễ dàng.

Các bạn đã thử tính năng tuyệt vời của Google Keep chưa? Vậy, tính năng nào là tốt nhất? Hãy chia sẻ với chúng tôi ở dưới đây nhé

Leave A Reply

Your email address will not be published.